КАК ПРАВИЛЬНО СОСТАВИТЬ УВЕДОМЛЕНИЕ?

Трудовым законодательством в том или ином случае предусмотрена обязанность работодателя составлять уведомление в адрес работника. Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Оно оформляется по общим правилам составления организационно распорядительной документации.

На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление действующему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.

В состав обязательных реквизитов уведомления входят:

● наименование организации – автора документа;

● наименование вида документа;

● место составления (издания) документа;

● дата документа;

● регистрационный номер документа;

● адресат;

● заголовок к тексту;

● текст документа;

● подпись уполномоченного лица работодателя.

Кроме того, в уведомлении обязательно должна быть предусмотрена отметка о получении работником своего экземпляра уведомления.

Такая отметка обычно содержит фразу «Уведомление мною получено «___» _________ 20__ года» и подпись работника.

Как правило, уведомление составляется на общем бланке организации и не содержит реквизит «справочные данные об организации» (как приказ, протокол и другие внутренние документы). Однако наличие этого реквизита может быть удобно в ситуации, когда работнику уведомление не вручается на рабочем месте, а направляется заказным письмом. Указанный в этом реквизите почтовый адрес может быть использован работником для направления официального ответа работодателю (хотя на конверте адрес тоже есть).

Заголовок к тексту начинается с предлога «о» и содержит краткое описание причины направления работнику уведомления. Например, уведомление «о прекращении трудового договора», «о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников», «о привлечении к работе в выходной день», «о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска» и т. д.

С какой буквы (заглавной или маленькой) писать заголовок с новой строки? Мы привыкли, что в письмах он пишется с заглавной буквы (там нет указания вида документа), а вот, например, в протоколах, актах – с маленькой (протокол заседания совета директоров, акт инвентаризации основных средств и т. д.). Если есть вид документа, то он является единым целым с заголовком к тексту, и, следовательно, заголовок лучше писать с маленькой буквы.

Очень важными реквизитами уведомления являются его дата и регистрационный номер. Одна из целей регистрации – учет документов. В условиях, когда законодательство требует от работодателя, во-первых, известить о чем-то работника в письменном виде, а во-вторых, сделать это в строго оговоренный срок, регистрация позволяет зафиксировать и подтвердить факт создания документа в установленное время.

ВАЖНО! Дата в отметке о получении документа может быть только позже его регистрации, а дата получения работником должна быть раньше на определенное количество дней (или месяцев) того события, о котором уведомляет работодатель.

Регистрируются уведомления, как правило, в отдельном журнале. Впрочем, есть подход, при котором для разных видов уведомлений ведутся разные журналы. Рациональная составляющая такого подхода основана на том, что какие-то разновидности уведомлений носят систематический характер, а какие-то издаются от случая к случаю. Разумно будет вести отдельный журнал для уведомлений о наступлении отпуска по графику отпусков. Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.

В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая, однако, требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя.

ВАЖНО! Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и задокументировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя, подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее двух свидетелей.

Вручить уведомление лично в руки и даже зачитать его вслух работнику не всегда получается. Тогда уведомление отправляют работнику по почте. В конфликтных случаях отправление по почте даже добавляют к оформлению акта. При отправке заказного письма на руках у работодателя остается только чек, подтверждающий факт отправки, а при направлении ценного письма – еще и опись отправленных документов. Можно сюда добавить уведомление о вручении, в котором работнику потребуется расписаться перед получением письма. В конфликтных ситуациях работодателю стоит задействовать максимум «почтовых доказательств» вручения письма.

Адрес отправки, как правило, хранится в личном деле работника. Обязательно он есть в трудовом договоре. Если работник сменил место жительства или фактически проживает по другому адресу, он должен проинформировать об этом работодателя. Если такой информации от работника не поступало, письмо следует отправлять по адресу, прописанному в трудовом договоре.


TELEGRAM: 👉https://t.me/soliq_plus

🔰FACEBOOK: https://fb.com/Soliqplusuz



Барча ҳуқуқлар ҳимояланган. Сайтдан маълумот олинганда манба кўрсатилиши шарт.
Условия использования материалов: Все права защищены законами Республики Узбекистан о средствах массовой информации и об авторском праве и смежных правах.

1) Необходимо поставить голубой линк к слову «Soliq plus / Налоги плюс» и направить на наш телеграм канал https://t.me/soliq_plus
2) Неосведомленность об этих правилах не освобождает от ответственности, зафиксированной в соответствующих законодательных актах.