– В данном случае рекомендуем составлять сопроводительное письмо на фирменном бланке. В левой стороне письма следует проставить регистрационный номер и дату.
Основа сопроводительного письма – перечень приложений.
Текст же документа краток и условно делится на две части:
– сообщение о направлении документов;
– просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
Первая часть письма рекомендуется начинать следующим образом:
– «Во исполнение… направляем вам…»,
– «Высылаем вам…»,
– «Представляем вам…».
Далее можно указать цель направления документов:
«для согласования»,
«для ознакомления»,
«для подписания»,
«для заполнения».
Вторая часть может содержать следующие слова:
– «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
– «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
– «Просим направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
Однако, если в тексте письма уже указывается название документов, то повторяться не стоит. Следует просто указать количество листов и экземпляров:
«Направляем вам подписанный с нашей стороны экземпляр Акта приема-передачи работ по установке климатического оборудования. Приложение: на 1 л. в 1 экз.»
Если передается несколько документов и названия в тексте письма не указываются, то приложения нумеруются и, помимо количественных данных, указываются названия.
«Направляем вам для подписания документы по договору №151/03 от 31 марта 2019 года.
Приложения:
1. Акт об оказании услуг по уборке территории на 1 л. в 2 экз.
2. Счет-фактура на 1 л. в 1 экз.»
Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи.
Подписывает сопроводительное письмо то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.
Чтобы получатель мог обратиться со всеми уточняющими вопросами, следует указывать в этом документе и исполнителя.
Многие организации сразу ставят адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения.
«Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок»;
«Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней».
Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато его наличие может сберечь не только ваши документы, но и время.
Елена ЕРМОХИНА,
юрист-эксперт.
➤ TELEGRAM: 👉https://t.me/soliq_plus
🔰FACEBOOK: https://fb.com/Soliqplusuz
Условия использования материалов: Все права защищены законами Республики Узбекистан о средствах массовой информации и об авторском праве и смежных правах.
1) Необходимо поставить голубой линк к слову «Soliq plus / Налоги плюс» и направить на наш телеграм канал https://t.me/soliq_plus
2) Неосведомленность об этих правилах не освобождает от ответственности, зафиксированной в соответствующих законодательных актах.
