СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА…

– Мы часто направляем документацию нашим контрагентам, но иногда часть ее теряется. Как правильно составить документ с описанием направляемой документации?

– В данном случае рекомендуем составлять сопроводительное письмо на фирменном бланке. В левой стороне письма следует проставить регистрационный номер и дату.

Основа сопроводительного письма – перечень приложений.

Текст же документа краток и условно делится на две части:

– сообщение о направлении документов;

– просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть письма рекомендуется начинать следующим образом:

– «Во исполнение… направляем вам…»,

– «Высылаем вам…»,

– «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов:

«для согласования»,

«для ознакомления»,

«для подписания»,

«для заполнения».

Вторая часть может содержать следующие слова:

– «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,

– «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,

– «Просим направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

ВАЖНО! Главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Однако, если в тексте письма уже указывается название документов, то повторяться не стоит. Следует просто указать количество листов и экземпляров:

«Направляем вам подписанный с нашей стороны экземпляр Акта приема-передачи работ по установке климатического оборудования. Приложение: на 1 л. в 1 экз.»

Если передается несколько документов и названия в тексте письма не указываются, то приложения нумеруются и, помимо количественных данных, указываются названия.

ВАЖНО! При перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием рекомендуется писать не в единственном числе «Приложение:», а во множественном числе «Приложения:». Это правильно с точки зрения правил русского языка.

«Направляем вам для подписания документы по договору №151/03 от 31 марта 2019 года.
Приложения:
1. Акт об оказании услуг по уборке территории на 1 л. в 2 экз.
2. Счет-фактура на 1 л. в 1 экз.»

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи.

Подписывает сопроводительное письмо то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель мог обратиться со всеми уточняющими вопросами, следует указывать в этом документе и исполнителя.

Многие организации сразу ставят адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения.

«Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок»;
«Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней».

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато его наличие может сберечь не только ваши документы, но и время.

Елена ЕРМОХИНА,
юрист-эксперт.


TELEGRAM: 👉https://t.me/soliq_plus

🔰FACEBOOK: https://fb.com/Soliqplusuz



Барча ҳуқуқлар ҳимояланган. Сайтдан маълумот олинганда манба кўрсатилиши шарт.
Условия использования материалов: Все права защищены законами Республики Узбекистан о средствах массовой информации и об авторском праве и смежных правах.

1) Необходимо поставить голубой линк к слову «Soliq plus / Налоги плюс» и направить на наш телеграм канал https://t.me/soliq_plus
2) Неосведомленность об этих правилах не освобождает от ответственности, зафиксированной в соответствующих законодательных актах.