ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА: КОГДА И КАК ОНА СОСТАВЛЯЕТСЯ

Докладная записка – документ, с помощью которого кадровик может сообщить руководству об изменениях закона, предложить скорректировать локальные акты, отчитаться о проделанной работе и т. д. В каких случаях стоит составлять докладную записку кадровику, рассмотрим в этой статье.

ЕСЛИ СОТРУДНИК СОВЕРШИЛ ДИСЦИПЛИНАРНЫЙ ПРОСТУПОК…

Сообщите директору суть, обстоятельства проступка и другую информацию, которая поможет ему выбрать адекватное наказание. Если в итоге работника уволят, докладная будет важным документом. Докажите, что вы учли предшествующее поведение работника, тяжесть проступка, обстоятельства, при которых работник его совершил.

Содержание докладной. В правом верхнем углу укажите адресата – руководителя организации. Напишите полную должность, фамилию и инициалы.

В левом верхнем углу оформите реквизит «Наименование структурного подразделения – автора документа». Укажите сначала полное и сокращенное название организации, потом название отдела. Например, отдел кадров или отдел по управлению персоналом.

Ниже укажите название документа «Докладная записка», затем его дату и регистрационный номер. Под этим пишите заголовок: «О нарушении трудовой дисциплины» или «О проступке».

В тексте докладной записки укажите: фамилию, инициалы и должность сотрудника, дату и время, место проступка, если это возможно, в чем он заключается и другие обстоятельства. Не забудьте сослаться на пункт трудового договора, ПВТР, должностной инструкции или другого локального акта, который нарушил работник. Затем опишите причины проступка, если работник их назвал. Если он отказался писать объяснительную, отметьте это в своей докладной.

Если у нарушения были неприятные для организации последствия или, наоборот, последствий не было, работник попытался их избежать или смягчить, также укажите это в докладной. Так руководитель сможет оценить тяжесть проступка.

Отметьте в докладной, были ли у работника раньше взыскания, если были – когда и за что компания его наказывала, укажите реквизиты приказов. Если поощряли за добросовестный труд, тоже не забудьте указать это в докладной. Так вы докажете, что учли предшествующее поведение сотрудника, когда выбирали ему наказание.

Рекомендовать директору применить к работнику конкретное взыскание необязательно. Можете написать общую фразу и попросить «применить к сотруднику дисциплинарное взыскание».

К докладной приложите документы о проступке: акт, объяснительную записку работника или акт об отказе дать объяснения, другие материалы, которые помогут директору принять решение.

Подпишите докладную, зарегистрируйте документ и передайте директору. Свое решение он отразит в резолюции к докладной.

ОТСУТСТВИЕ МЕДОСМОТРА, ОБУЧЕНИЯ ПО ОХРАНЕ ТРУДА ИЛИ ВЫХОД В НЕТРЕЗВОМ СОСТОЯНИИ…

Сообщите директору о том, кого и по какой причине нужно отстранить от работы. Приказ об отстранении издадите на основании его резолюции на докладной. В случае спора с работником докажите, что действовали законно.

Содержание докладной. В тексте докладной опишите, кого и по какой причине нужно отстранить от работы. Не отделывайтесь общими фразами или формулировкой оснований отстранения из Трудового кодекса. Подробно опишите, что и когда произошло, кто это обнаружил, сошлитесь на акт, который составили.

Укажите, на какой срок нужно отстранить работника. Если можете определить точно, указывайте дату, если нет – пишите: «до устранения обстоятельств, которые стали причиной отстранения».

К докладной приложите подтверждающие документы, например, акт о нахождении на рабочем месте с признаками алкогольного опьянения.

ЖЕЛАНИЕ ПРЕМИРОВАТЬ…

Предложите директору, кого и на каком основании нужно поощрить.

Содержание докладной. Если работник достиг показателей премирования, которые установлены в вашей организации, то сошлитесь на пункт положения об оплате труда или положения о премировании. Укажите, какие конкретно показатели выполнил работник, и реквизиты подтверждающих документов.

Если планируете разово поощрить сотрудника за достижение в работе, подробно их опишите. То же самое касается премий за большой стаж работы в компании, в связи с юбилеем сотрудника, его свадьбой или рождением ребенка. Описывайте, за что хотите поощрить работника.

РАБОТА В ВЫХОДНОЙ…

Сообщите директору, кого и по какой причине нужно привлечь к работе в выходной или нерабочий праздничный день. Приказ о работе в выходной компания издаст на основании его резолюции на докладной.

Содержание докладной. Укажите, кого и когда нужно привлечь к работе в выходной. Подробно опишите причину, по которой это необходимо.

Например, чтобы подготовиться к годовому собранию акционеров или выполнить срочный заказ.

Если сотрудник – инвалид, женщина с малолетними детьми, воспитывает ребенка­инвалида и т. д., укажите, что уведомили его о том, что он вправе отказаться работать в выходной. Отметьте, что работа в выходной не противопоказана сотруднику по медицинскому заключению и укажите реквизиты его письменного согласия выйти в нерабочий день. Это может быть отметка о согласии на уведомлении или отдельное заявление. Приложите к докладной копии подтверждающих документов, например, уведомления о привлечении к работе в выходной, заявление работника о согласии работать в выходной и др.

ОТЧЕТ ДИРЕКТОРУ…

Уведомите директора о том, что выполнили его распоряжение. Это поможет доказать, что вы не нарушили срок, который был вам определен на выполнение задания руководством. В будущем это поможет избежать наказания. Кроме того, так вы можете подстраховать себя, если участвуете в проекте, которым, кроме вас, занимаются другие сотрудники. Если справитесь вовремя, но остальную часть работы они сделают слишком поздно, сможете доказать, что в этом не было вашей вины, и избежать взыскания.

Содержание докладной. В тексте опишите задание, которое вам дали, сошлитесь на реквизиты приказа директора. Затем опишите результаты, которых вы достигли. Например, составили и подали отчет в статистические органы так, что компанию не оштрафуют за просрочку, или подготовили документы по запросу инспектора. К самой докладной можете приложить доказательства: копию заполненного отчета, почтовую квитанцию и т. д.

Если участвовали в проекте вместе с другими сотрудниками, опишите общую задачу, а затем то, за какую часть отвечали вы и к какому сроку должны были выполнить свою работу. После этого укажите, когда ее сдали и чем можете это подтвердить. Например, приложите копию отчета с датой, сопроводительное письмо и т. д.

Елена ЕРМОХИНА,
юрист-эксперт.


TELEGRAM: 👉https://t.me/soliq_plus

🔰FACEBOOK: https://fb.com/Soliqplusuz



Барча ҳуқуқлар ҳимояланган. Сайтдан маълумот олинганда манба кўрсатилиши шарт.
Условия использования материалов: Все права защищены законами Республики Узбекистан о средствах массовой информации и об авторском праве и смежных правах.

1) Необходимо поставить голубой линк к слову «Soliq plus / Налоги плюс» и направить на наш телеграм канал https://t.me/soliq_plus
2) Неосведомленность об этих правилах не освобождает от ответственности, зафиксированной в соответствующих законодательных актах.