ОФОРМЛЕНИЕ ДОГОВОРОВ И МОТИВИРОВАННЫЙ ОТКАЗ

– Что нужно сделать в конце года с договорами?

✅– Не за горами окончание очередного календарного года. Традиционно последний его месяц – это время не только подводить итоги и писать отчеты, но и готовить задел на следующий год.

Рассмотрим, что нужно успеть сделать с договорами «до боя курантов»:

– во-первых, проверить сроки действия договоров и, если нужно, то пролонгировать их;

– во-вторых, провести ревизию и собрать оригиналы договоров.

В работе организации, если не брать в расчет трудовые, бессрочные договоры встречаются достаточно редко.

Обычно в договоре указываются:

дата, с которой он вступает в силу, и

срок, который он действует, или конкретная дата окончания действия.

Если дата начала договора прямо не указана в его тексте, то считается, что он начинает действовать с даты, когда он был подписан всеми сторонами. Дата окончания срока действия в ряде случаев тоже может отсутствовать, например, вам может встретиться такая формулировка: «Договор действует до полного выполнения сторонами своих обязательств». Обычно к таким формулировкам прибегают в договорах по разовым сделкам.

Чаще всего в практике встречаются следующие сроки:

1. Срок определен периодом, например:
«7.5. Настоящий договор вступает в силу с даты его подписания и действует в течение одного года».

2. Срок определен датой:
«7.5. Настоящий договор начинает действовать с даты его подписания и прекращает свое действие 31 декабря 2019 года в 24:00».

3. Комбинированный способ формулировки:
«7.5. Настоящий договор начинает действовать с даты его подписания и прекращает свое действие по истечении одного года – 10 декабря 2019 года».

Выбор способа определения срока в тексте договора полностью отдается на усмотрение сторон. Главное, чтобы и сторонам, и, в случае спора, суду было легко определить, в рамках какого срока между сторонами существуют договорные отношения.

Единственное, что можно рекомендовать – быть осторожнее с предлогом «с»:

ведь если вы пишете, что «срок окончания действия договора 31.12.2019», то он действует весь этот день до 24:00,

а если добавляете предлог «с»: «договор заканчивает свое действие с 31.12.2019», то он завершает свое действие в 00:00 этого дня.

Таким образом, разница получается в целые сутки (24 часа)!

Кроме определения срока действия договора (от и до), дополнительно может быть добавлен пункт о пролонгации его действия.

Отлагательная пролонгация, вне зависимости от того, единичная она или многократная, не требует от сторон никаких действий – договор считается продленным автоматически. А согласительная пролонгация подразумевает наличие взаимных действий сторон, направленных на продление договора. На практике чаще встречается отлагательная.

Очень часто окончание действия договора назначают на 31 декабря. Именно такие договоры и необходимо выявить в первую очередь и определиться с их дальнейшей судьбой.

ВАЖНО! Особое внимание стоит обратить на договоры, чей срок определен «в течение года с даты заключения». Встречаются ситуации, когда срок такого договора истек, а бухгалтерские службы сторон продолжают выписывать первичные документы, не обращая на это внимание. Конец года – это дополнительный повод привести документооборот по таким договорам в порядок.

Какие риски возникают в ситуации, когда срок действия договора однозначно истек, а стороны продолжают его исполнять? Впоследствии в суде одна из сторон может заявить об истечении срока действия договора, и суд может посчитать, что взаимоотношения сторон, возникшие после даты его окончания, регулируются только нормами действующего законодательства, без учета положений такого документа. Чем это чревато? Например, тем, что судом не будут применены заложенные в документе штрафные санкции.

Скорость ревизии договоров напрямую зависит от эффективности ведения договоров в организации. Если в нем есть графа «срок действия договора», особых проблем исполнители испытывать не будут. Если ее нет, то трудоемкость «предновогодней» обработки договоров – хороший повод ввести подобную графу в реестр. Даже если в договоре нет конкретной даты окончания его действия (например, написано, что срок его действия составляет 1 год), то ее нужно вычислить, чтобы в реестре указать конкретную дату.

К условно «бессрочным» можно отнести договоры с автоматической, неограниченной по количеству раз пролонгацией. Впрочем, как показывает практика, и такие договоры обычно реально действуют в пределах двух-трех лет. Дольше очень редко. В большинстве случаев о подобных договорах либо «забывают» в связи с прекращением работы с данным контрагентом, либо заключают новые договоры (часто точно такие же бесконечно автоматически пролонгирующиеся) в связи с изменением условий сотрудничества или действующего законодательства.

Допустим, в ходе работ выявился ряд договоров, срок которых истекает 31 декабря 2019 года. Дальше следует провести работу с заинтересованными подразделениями организации с целью выяснить, кто из партнеров будет интересен и в следующем году. Обычно для этого в ответственные подразделения рассылается информация о том, с кем из партнеров договоры заканчиваются, после чего по результатам ответов планируется дальнейшая работа. Часть договоров наверняка уже утратила актуальность: с какими-то партнерами отказались работать, какие-то сделки изначально носили разовый характер. Но наверняка многие из прежних партнеров продолжают представлять интерес, и требуется пролонгация отношений с ними, здесь возможны два пути:

заключается новый договор на следующий срок, либо

делается дополнительное соглашение о продлении срока действия договора, который был заключен ранее.

Вариант с заключением нового договора, с одной стороны, позволяет учесть все изменения действующего законодательства и отразить уже сложившийся порядок взаимодействия между контрагентами. С другой стороны, он требует большего объема работы над текстом.

Вариант с пролонгацией ранее действующего документа требует значительно меньше трудозатрат, не затрагивает большинства налаженных механизмов взаимодействия как внутри организации, так и с партнером.

В принципе, оба варианта имеют одинаковое и незначительное количество плюсов. Выбор зависит только от «корпоративных привычек» организации и ее партнеров.

Итак, если в договоре, который вы хотите продлить, указана конечная дата его действия, то вы можете заключить новый договор или допсоглашением продлить старый. Если же в договоре прописана процедура его пролонгации и она не автоматическая, а требует от инициатора продолжения отношений каких-либо движений, то именно их и нужно предпринять.

Заключенные договоры сразу должны подшиваться в дела согласно действующей в организации номенклатуре дел. И, как правило, в каждой папке они собираются в обратном хронологическом порядке, т. к. сверху подшивается очередной договор, заключенный позднее.

При этом оговоримся, что к договору в качестве его неотъемлемых частей подшиваются:

приложения, которые подписываются одновременно с договором и конкретизируют условия сделки (это могут быть спецификации, планы-графики, формы используемых сторонами документов, технические задания и т. д.); хотя какие-то приложения могут оформляться и позже, например, каждый квартал или полугодие приложением могут утверждаться цены на товары / услуги;

протоколы согласования разногласий – в случае подписания такого документа всеми сторонами сделки он корректирует спорные условия, и они начинают действовать в редакции такого протокола, а не изначально вписанной в договор;

дополнительные соглашения к договору, которые обычно заключаются позже, например, таким документом может быть изменен срок действия договора; сложнее дело обстоит с письмами / извещениями, которые носят ту же функцию – их тоже нужно подшивать к договору, хотя порой это упускают.

В отличие от «обычных» бухгалтерских документов, работа с большей частью которых строится по принципу – «сделали, подшили, храним», договоры более сложны.

Во-первых, они могут «работать» несколько лет, во-вторых, имеют привычку «меняться» в пределах срока своего действия. Дополнительные соглашения, приложения, спецификации, которые с точки зрения действующего законодательства являются неотъемлемой частью договора, обычно «подкладываются» к своим договорам. Соответственно, в одном «файле» оказывается несколько документов, относящихся к разным периодам.

Поэтому на практике по окончании текущего года даже «закончившиеся» договоры в архив сразу сдают редко. Обычно в подразделении создается свой «текущий архив», в котором хранятся документы ближайших периодов. В повседневной работе подразделения редко, когда нужны договоры, закончившие свое действие более двух-трех лет назад. Соответственно, по истечении этого срока документы можно сдавать в архив, оформляя такую передачу по всем правилам.

Хотя для большей сохранности документов в архив их лучше сдавать пораньше, например, в начале каждого года можно просматривать дела с договорами и отбирать в архив на дальнейшее хранение договоры, срок действия которых истек в прошлом году, уже в архиве они пролежат положенный срок и по его истечении будут грамотно уничтожены. Данный вопрос (что, когда, куда и как передавать) должен быть урегулирован внутри организации, например, регламентом договорной работы.

Формирование и обработка дела зависят от разновидности и срока действия подшиваемых в него договоров, их количества и логики работы с ними. Поэтому возможны варианты.

Еще одним атрибутом конца года является традиционная проверка – все ли документы есть в наличии.

Причем состоит она из двух частей:

1. Возвращение в папки гуляющих документов по другим подразделениям. В ряде случаев имеет смысл вернуть их, вне зависимости от того, насколько они нужны в других подразделениях.

2. Выявление документов, которые должны быть, но по какой-либо причине отсутствуют. Именно для реализации второй задачи и необходимо сначала осуществить первую.

Достаточно часто встречаются ситуации, когда договор подписан одной стороной и отправлен другой по почте, но так и не был возвращен. За повседневными заботами сотрудники уже и забыли, что в папке лежит, например, распечатка скана с электронной почты или проект, не подписанный партнером. Результаты недостатка внимания могут сильно разочаровать, если впоследствии между сторонами возникнут разночтения текста либо судебный спор.

Если оригинал утрачен вами или отсутствует изначально, есть смысл уточнить, есть ли он у партнера. Возможно, он так и не получил оригинал подписанного договора либо в силу внутренних бюрократических сложностей или «отсутствия денежных средств на марки» не смог его вам выслать обратно.

Если у партнера есть оба экземпляра договора, то проблема переходит в разряд технических и решается с использованием почты или курьерской доставки. Если у него только один (свой) экземпляр договора, то у вас есть единственно правильный вариант действия – получение от партнера копии договора, заверенной его подписью и печатью. С практической точки зрения такой документ будет обладать такой же доказательной силой, как и подписанный партнерами оригинал.

По большей части работа по приведению в порядок договорного делопроизводства не требует значительных интеллектуальных усилий, хотя и может занять существенный объем рабочего времени при большом числе контрагентов. Все будет зависеть от того, насколько системно работали подразделения, отвечающие за обработку договоров в течение года. Впрочем, каждый решает для себя сам, работать скрупулезно каждый день или время от времени устраивать авралы по приведению дел в порядок.

– Как составить мотивированный отказ?

✅– Исполнитель обязуется выполнить работы или услуги и передать результат заказчику. Последний должен принять их, однако обязанность по оплате возникает только в случае надлежащего качества работы. Если это не так – заказчик должен уведомить подрядчика о своих претензиях. Как правило, это уведомление оформляется в виде претензии или мотивированного отказа от приема. Если исполнитель настроен на диалог, получив отказ, он направит представителя, чтобы составить двусторонний акт с перечнем недостатков и согласовать сроки их устранения.

Если исполнитель не намерен вести дальнейшую работу, мотивированный отказ защитит заказчика в суде.

Составлять мотивированный отказ лучше силами производственного и правового отделов. Юрист не обязан знать технические тонкости (например, нарушение СНиПов или других требований к работам или услугам). Список конкретных нарушений обычно составляют специалисты. Они передают информацию в правовой отдел. Юрист оформляет замечания, приводит ссылки на условия договора и закон. Он самостоятельно направляет или контролирует надлежащую передачу мотивированного отказа подрядчику. В такой ситуации исполнителю будет трудно требовать оплату, поскольку у заказчика останется документ, который подтверждает направление мотивированного отказа.

ВАЖНО! Мотивированный отказ также необходимо составлять, если исполнитель некачественно оказал услуги. Это поможет отказаться от их оплаты. Нужно указать договор и конкретные обязательства, которые нарушил исполнитель.

В документе придется объяснить, почему заказчик не принимает результат. Производственники могут указать на недостатки работ, но забыть сослаться на конкретный пункт или условие договора, которые нарушил исполнитель. Юристу нужно указать в мотивированном отказе на обязательства по договору, которые исполнитель выполнил ненадлежащим образом.

Форму мотивированного отказа стороны вправе определить в приложении к договору. Его можно оформить в виде таблицы, где будут графа для пункта договора, который нарушил исполнитель, и колонка для комментария. Такие рамки заставят писать замечания коротко и по существу.

Елена ЕРМОХИНА,
юрист-эксперт


TELEGRAM: 👉https://t.me/soliq_plus

🔰FACEBOOK: https://fb.com/Soliqplusuz



Барча ҳуқуқлар ҳимояланган. Сайтдан маълумот олинганда манба кўрсатилиши шарт.
Условия использования материалов: Все права защищены законами Республики Узбекистан о средствах массовой информации и об авторском праве и смежных правах.

1) Необходимо поставить голубой линк к слову «Soliq plus / Налоги плюс» и направить на наш телеграм канал https://t.me/soliq_plus
2) Неосведомленность об этих правилах не освобождает от ответственности, зафиксированной в соответствующих законодательных актах.