Каждая уважающая себя организация должна установить свой порядок подписания договоров, при котором будет исключена потеря или замена страниц договора. Бумажную или электронную форму архивирования вы выберете сами, главное – организовать.
Возможные варианты бумажной версии:
↘прошивка страниц договора с указанием на последнем листе с обратной стороны количества листов договора и проставлением на нем подписей и печатей сторон;
↘подписание или парафирование уполномоченными представителями сторон каждой пронумерованной страницы договора. При выборе этого варианта нужно учесть, что такой порядок занимает дополнительное время у подписантов договора и отвлекает от решения других важных рабочих задач и проблем.
Для оперативного учета заключенных договоров, контроля их исполнения и сроков действия необходимо создание в организации автоматизированной системы учета договоров. В нее должны заноситься сведения по всем подписанным договорам с указанием наименования контрагента, наименования договоров по видам работ (услуг), даты их подписания, срока действия и ответственного за ведение договора сотрудника (менеджера).
Реестр договоров лучше составить в электронном виде в любом удобном формате (Word, Excel) в виде таблицы, где в одной колонке нужно указать дату заключения договора и его номер, если он есть, а в другой нужно указать:
↘предмет договора – здесь нужно указать вид договора, например, договор купли-продажи, и предмет исполнения, например, продажа 10 тонн цемента;
↘срок действия договора – дата окончания действия договора. Если договор заключили без указания на срок его действия, то нужно сделать пометку «бессрочный». Если срок договора продлили, то эту информацию также нужно внести в реестр.
Одновременно с этим нужно указать новую дату окончания договора после того, как срок продлили;
↘наименование контрагента и его реквизиты – полное и сокращенное наименование, юридический адрес, ИНН, а также ФИО директора и других контактных лиц;
↘цену договора – указать информацию о цене сделки и порядке оплаты.
Если по договору необходимо перечислить единовременный платеж, то он и будет выступать ценой договора. Если по договору нужно платить ежемесячно, то достаточно указать размер платежа и период оплаты;
↘иные сведения – чаще всего могут оказаться полезными сведения о ненадлежащем исполнении обязательств со стороны контрагента, спорах в суде, месте, где должны хранить оригинал договора
КАК ВЕСТИ РЕЕСТР ДОГОВОРОВ
Реестр договоров лучше всего вести в электронном виде. Стоит установить правило, что информацию в него вносит только юрист. Это поможет исключить риск, что в реестре окажутся неточные, недостоверные или непроверенные сведения.
В компании стоит установить единые требования к ведению реестра. Это не только поможет собрать воедино информацию о договорах компании, но и обеспечит взаимозаменяемость сотрудников, если в организации поменяется юрист.
Для этого в положении о договорной работе или ином внутреннем документе компании нужно прописать:
↘в какой срок в юридический отдел нужно передать оригиналы подписанных договоров (если компания хранит договоры в юридическом отделе) или их копии (если компания хранит договоры в ином месте) с момента, когда их подпишут;
↘кто из юристов и в какой срок после того, как получит договор, вносит запись в реестр.
С помощью реестра нужно отслеживать договоры, срок действия которых заканчивается. Это необходимо сделать и в том случае, если срок действия договора продлевается автоматически, поскольку продление договора на прежних условиях не всегда может быть выгодно компании. Для этого следует заблаговременно уведомлять руководителя о том, что срок действия договора заканчивается. Это нужно, чтобы решить вопрос о пролонгации договора и ее условиях.
Если разные отделы организации ведут свои базы договоров, то имеет смысл прописать в положении о договорной работе:
↘приоритет реестра договоров, который ведет юридический отдел, над любыми иными реестрами;
↘обязанность сотрудников иных отделов сверять информацию из своих реестров с информацией из реестра договоров, который составляет юридический отдел.
В системе учета должны быть предусмотрены:
↘папка для хранения типовых договоров компании с возможностью их копирования и использования по назначению,
↘папка для хранения копий подписанных действующих договоров,
↘папка для хранения исполненных договоров, прекративших свое действие (архивная папка).
В Положении о договорной работе или Инструкции по делопроизводству необходимо указать порядок учета, хранения оригиналов договоров и их выдачи в случае необходимости уполномоченным лицам для представления по запросам компетентных органов: судов, прокуратуры, налоговых инспекций, полиции и прочих.
➤ TELEGRAM: 👉https://t.me/soliq_plus
🔰FACEBOOK: https://fb.com/Soliqplusuz
Условия использования материалов: Все права защищены законами Республики Узбекистан о средствах массовой информации и об авторском праве и смежных правах.
1) Необходимо поставить голубой линк к слову «Soliq plus / Налоги плюс» и направить на наш телеграм канал https://t.me/soliq_plus
2) Неосведомленность об этих правилах не освобождает от ответственности, зафиксированной в соответствующих законодательных актах.
