ХРАНЕНИЕ ОРИГИНАЛОВ ПОДПИСАННЫХ ДОГОВОРОВ

Каждая уважающая себя организация должна установить свой порядок подписания договоров, при котором будет исключена потеря или замена страниц договора. Бумажную или электронную форму архивирования вы выберете сами, главное – организовать.

Возможные варианты бумажной версии:

↘прошивка страниц договора с указанием на последнем листе с обратной стороны количества листов договора и проставлением на нем подписей и печатей сторон;

↘подписание или парафирование уполномоченными представителями сторон каждой пронумерованной страницы договора. При выборе этого варианта нужно учесть, что такой порядок занимает дополнительное время у подписантов договора и отвлекает от решения других важных рабочих задач и проблем.

Для оперативного учета заключенных договоров, контроля их исполнения и сроков действия необходимо создание в организации автоматизированной системы учета договоров. В нее должны заноситься сведения по всем подписанным договорам с указанием наименования контрагента, наименования договоров по видам работ (услуг), даты их подписания, срока действия и ответственного за ведение договора сотрудника (менеджера).

Реестр договоров лучше составить в электронном виде в любом удобном формате (Word, Excel) в виде таблицы, где в одной колонке нужно указать дату заключения договора и его номер, если он есть, а в другой нужно указать:

↘предмет договора  – здесь нужно указать вид договора, например, договор купли-продажи, и предмет исполнения, например, продажа 10 тонн цемента;

↘срок действия договора – дата окончания действия договора. Если договор заключили без указания на срок его действия, то нужно сделать пометку «бессрочный». Если срок договора продлили, то эту информацию также нужно внести в реестр.

Одновременно с этим нужно указать новую дату окончания договора после того, как срок продлили;

↘наименование контрагента и его реквизиты – полное и сокращенное наименование, юридический адрес, ИНН, а также ФИО директора и других контактных лиц;

↘цену договора – указать информацию о цене сделки и порядке оплаты.

Если по договору необходимо перечислить единовременный платеж, то он и будет выступать ценой договора. Если по договору нужно платить ежемесячно, то достаточно указать размер платежа и период оплаты;

↘иные сведения – чаще всего могут оказаться полезными сведения о ненадлежащем исполнении обязательств со стороны контрагента, спорах в суде, месте, где должны хранить оригинал договора

КАК ВЕСТИ РЕЕСТР ДОГОВОРОВ

Реестр договоров лучше всего вести в электронном виде. Стоит установить правило, что информацию в него вносит только юрист. Это поможет исключить риск, что в реестре окажутся неточные, недостоверные или непроверенные сведения.

В компании стоит установить единые требования к ведению реестра. Это не только поможет собрать воедино информацию о договорах компании, но и обеспечит взаимозаменяемость сотрудников, если в организации поменяется юрист.

Для этого в положении о договорной работе или ином внутреннем документе компании нужно прописать:

↘в какой срок в юридический отдел нужно передать оригиналы подписанных договоров (если компания хранит договоры в юридическом отделе) или их копии (если компания хранит договоры в ином месте) с момента, когда их подпишут;

↘кто из юристов и в какой срок после того, как получит договор, вносит запись в реестр.

С помощью реестра нужно отслеживать договоры, срок действия которых заканчивается. Это необходимо сделать и в том случае, если срок действия договора продлевается автоматически, поскольку продление договора на прежних условиях не всегда может быть выгодно компании. Для этого следует заблаговременно уведомлять руководителя о том, что срок действия договора заканчивается. Это нужно, чтобы решить вопрос о пролонгации договора и ее условиях.

Если разные отделы организации ведут свои базы договоров, то имеет смысл прописать в положении о договорной работе:

↘приоритет реестра договоров, который ведет юридический отдел, над любыми иными реестрами;

↘обязанность сотрудников иных отделов сверять информацию из своих реестров с информацией из реестра договоров, который составляет юридический отдел.

В системе учета должны быть предусмотрены:

↘папка для хранения типовых договоров компании с возможностью их копирования и использования по назначению,

↘папка для хранения копий подписанных действующих договоров,

↘папка для хранения исполненных договоров, прекративших свое действие (архивная папка).

В Положении о договорной работе или Инструкции по делопроизводству необходимо указать порядок учета, хранения оригиналов договоров и их выдачи в случае необходимости уполномоченным лицам для представления по запросам компетентных органов: судов, прокуратуры, налоговых инспекций, полиции и прочих.

---

➤ TELEGRAM: 👉https://t.me/soliq_plus

🔰FACEBOOK: https://fb.com/Soliqplusuz

---

---