КАК ПЕРЕДАТЬ ЧАСТЬ РАБОТЫ НА АУТСОРСИНГ?

Практически любую внутреннюю функцию организации, которая не относится к ее профильным видам деятельности, можно передать на аутсорсинг. Подрядчик может заменить отдел кадров, бухгалтерию, call-центр. Часто на аутсорсинг передают IT-функции, поскольку для таких работ нужны специалисты высокой квалификации, дорогостоящее оборудование и специальное программное обеспечение.

Аутсорсинг предполагает долгосрочное сотрудничество и доступ сторонней компании к данным. Поэтому нужно внимательно проверить соглашение с контрагентом.

Следует отметить, что аутсорсинг – пролонгированная во времени услуга, комплекс мероприятий, направленных на слаженную работу участка (сферы) и получение конкретного результата, не обладающего материальными характеристиками.

Согласно договору аутсорсинга, компания-исполнитель принимает на себя обязательства по выполнению очерченных заказчиком работ определенной направленности на возмездной основе. При аутсорсинге «покупают» не специалистов (не рабочую силу), а результат деятельности без конкретизации исполнителей, при этом число персонала, задействованного в процессе, не принимается во внимание и не оговаривается договором.

В зависимости от объема передаваемых функций различают:

  • полный аутсорсинг (например, IT, PR, бухгалтерия и пр.);
  • частичный, или этапный аутсорсинг (например, аудит, юридическое сопровождение);
  • периодический аутсорсинг (например, юридические и другие консультации, аттестация).

Учитывая, что законодательство не предусматривает такой вид договоров, как «договор аутсорсинга», в большинстве случаев используются такие соглашения, как договоры возмездного оказания услуг.

Предметом договора являются конкретные услуги (деятельность). Результат аутсорсинговой деятельности не наделен вещными характеристиками, но имеет иную качественную оценку.

Обязательными (существенными) моментами договора аутсорсинга являются:

  • предмет договоренности, или собственно услуга, которая подлежит подробнейшему описанию, с пошаговым перечислением необходимых заказчику работ;
  • даты начала и окончания договора аутсорсинга;
  • сроки представления промежуточной отчетности, варианты и сроки информирования заказчика.

Расплывчатая формулировка и отсутствие конкретизации обязательных моментов договора являются главными ошибками при заключении аутсорсингового соглашения.

В договоре аутсорсинга стоит предусмотреть подробный перечень, график и порядок оказания услуг. Кроме того, можно разработать так называемые ключевые показатели эффективности. Подбирать их для аутсорсера нужно по тем же правилам, что и для внутренних отделов организации: они должны быть измеримыми и достижимыми.

С помощью этих инструментов ответственные подразделения смогут оценивать и корректировать качество работы контрагента. За невыполнение установленных в договоре показателей эффективности установите штрафные санкции.

КАК СЕБЯ ОБЕЗОПАСИТЬ

Чтобы обеспечить конфиденциальность информации, доступ к которой получит контрагент, пропишите в договоре:

  • типы информации, которая относится к конфиденциальной;
  • перечень обязанностей аутсорсинговой организации, связанный с обеспечением режима конфиденциальности;
  • правила разглашения конфиденциальной информации в случаях, предусмотренных законодательством, например, по требованию государственных органов;
  • ответственность за нарушение конфиденциальности.

Ответственность за разглашение конфиденциальной информации можно установить в виде штрафной неустойки. Она также может быть определена сторонами в качестве условия о возмещении потерь в случае, если конфиденциальная информация становится публично доступной без согласия на то ее владельца.

Организация может самостоятельно принять решение, как и в каких пределах охранять коммерчески значимую информацию. А защищать персональные данные предписывает законодательство.

В большинстве случаев такую передачу можно обосновать необходимостью обеспечить права и интересы компании.

Сложности могут возникнуть, если «аутсорс» предполагает доступ к персональным данным работников. Например, внешний провайдер администрирует информационную систему, которая используется для решения кадровых вопросов (например, 1C). В таком случае предоставить доступ к персональным данным третьему лицу можно только с письменного согласия работника.

В силу действующего законодательства о персональных данных необходимо в договоре с аутсорсинговой организацией предусмотреть ряд положений.

ВАЖНО! Прежде всего пропишите общее обязательство аутсорсера по обеспечению конфиденциальности персональных данных. В договоре необходимо указать ряд конкретных мер, которые аутсорсинговая организация обязана предпринять с целью обеспечения безопасности данных. Эти положения должны быть выработаны с учетом мер безопасности, прописанных в законодательстве.

Если внешний провайдер не вовлечен в обработку данных и имеет только доступ к ним, достаточно базовых требований. Укажите в договоре, что контрагент должен:

  • обеспечить защиту помещений, в которых размещена информационная система, используемая для обработки данных;
  • определить лиц, уполномоченных иметь доступ к данным;
  • применять сертифицированные средства защиты информации.

Оговорите в договоре действия, которые внешний провайдер может совершать с персональными данными. Если это только доступ, то прямо пропишите это. Необходимо проанализировать возможный перечень действий со стороны контрагента. В случае с IT-аутсорсингом порекомендуйте руководству привлечь независимых экспертов в области IT. Если аутсорсинг предполагает обширную обработку данных и не ограничивается только доступом к ним, то предусмотрите в договоре обязанности контрагента:

  • своевременно информировать обо всех инцидентах безопасности с персональными данными;
  • предоставлять организации доступ к ресурсам контрагента c целью проверки состояния защищенности данных;
  • предоставить доказательства уничтожения данных после оказания услуг;
  • информировать организацию о поступивших контрагенту запросах со стороны государственных органов о предоставлении информации, в том числе персональных данных.

Контрагент может привлекать третьих лиц. Это часто встречается при аутсорсинге ИТ-функций, когда инфраструктура, с помощью которой ИТ-интеграторы оказывают услуги, предполагает вовлеченность третьих лиц. Если такие организации имеют доступ к персональным данным, то в договоре с аутсорсинговой организацией необходимо прописывать соответствующие ограничения для третьих лиц при обработке ими информации вашей организации.

ПОМНИТЕ! Следует избегать обобщенных формулировок при описании содержания аутсорсинга, разночтения при освещении обязательных моментов и двоякого толкования задач и критериев оценки исполнения.

КАК НАПРАВЛЯТЬ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЕ СООБЩЕНИЯ

В юридически значимом сообщении нужно указать информацию о сделке или другие сведения, которые повлияют на взаимоотношения организации с контрагентом.

Например, если письмо направлено на изменение условий договора, укажите его реквизиты: стороны, номер, дату, пункты или статьи, в порядке которых заявляете об изменении. Если договор это не устанавливает, укажите нормы Гражданского кодекса или других актов, на основании которых реализуете право.

Если отправляете претензию, то в ней, помимо требований, распишите обоснованный расчет суммы, приведите обстоятельства, на которых основываете требования. Также сошлитесь на доказательства своей позиции. Чтобы сообщение нельзя было трактовать двояко, максимально подробно раскройте информацию так, чтобы она была понятна не только контрагенту, но и суду в случае спора.

Суды считают, что, если сообщение направили ценным письмом с описью вложения, это подтверждает содержание уведомления. Если письмо простое или заказное — нет.

Пример: стороны заключили контракт на выполнение субподрядных работ. Субподрядчик не выполнил в установленный срок работы, подрядчик направил ему уведомление об одностороннем отказе от договора и потребовал вернуть аванс. Отправил сообщение ценным письмом с описью вложения. Корреспонденцию вернули подрядчику с отметкой «истек срок хранения». Подрядчик обратился в суд с иском к субподрядчику о взыскании неосновательного обогащения, затрат на устранение недостатков и неустойки. Суды удовлетворили иск. Посчитали, что уведомление подрядчика субподрядчику доставили, отказ исполнять контракт в одностороннем порядке правомерен.

Недобросовестный контрагент может в суде для своей процессуальной выгоды подменить текст письма. При этом оставить, например, то же название, которое заверял сотрудник почты. Поэтому в случае особой важности отправляемых документов, чтобы устранить риск подлога, заверьте текст отправляемого письма у нотариуса.

Если сообщение не требует вложений, отправьте телеграмму. В этом случае процессуальный оппонент не сможет заявить о другом содержании уведомления.

Юридически значимое сообщение юридическому лицу направляйте по юридическому адресу. Однако в договоре может быть указан определенный адрес для направления корреспонденции. В таком случае юридически значимое сообщение направляйте по нему. А вообще для полной уверенности в получении писем направляйте их по всем известным адресам.

Законодательство связывает правовые последствия с доставкой, а не с получением письма: то есть не важно, ознакомился адресат с текстом сообщения или нет. При этом бремя доказывания факта и даты отправки лежит на отправителе.

Юридически значимое сообщение можно доставить почтой, телеграммой, курьерской службой, вручить лично.

Если письмо передавал курьер, то в случае спора факт доставки подконтрольной отправителю курьерской службой могут поставить под сомнение. Поэтому лучше использовать независимую курьерскую службу.

ВАЖНО! Юридически значимое сообщение считается доставленным, даже если получатель уклонился от получения корреспонденции. Факт уклонения можно доказывать разными способами. Например, официальным письмом от курьерской службы. Если письмо направляли почтой, уклонением считается возврат письма в связи с истечением срока хранения в почтовом отделении.

Организация вправе использовать для доставки электронную почту, sms и прочие мессенджеры. Сообщение можно направить по электронной почте, факсимильной и другой связью либо в иной форме, которая соответствует характеру сообщения и отношений и позволяет достоверно установить, от кого оно исходило и кому адресовано. Например, информацию для участников общества можно разместить на его сайте.

При этом суды не всегда признают доставленным юридически значимое сообщение, которое отправили по электронной почте. У них возникают сомнения, как достоверно проверить доставку электронных писем.

Пример: суды указали, что в материалах дела нет доказательств, которые объективно свидетельствуют о доставке актов выполненных работ по адресу электронной почты, которая была указана в переписке сторон. Поскольку адресат возражал, что получал эти письма, три инстанции пришли к выводу, что факт получения писем не подтвержден.

Если же оппонент не будет оспаривать адрес электронной почты, суд может посчитать, что письмо доставлено. Например, суд установил, что запрос о представлении документов направили контрагенту по электронной почте. Адрес электронной почты контрагент не оспаривал. Доказательства получения электронного письма — отчет о доставке представили в материалы дела. Таким образом, контрагент получил письмо своевременно. Чтобы повысить доказательственную силу спорной электронной переписки, заверьте ее у нотариуса с составлением протокола осмотра доказательств.

Пример: суд указал, что электронная переписка сторон не соответствует требованиям допустимых доказательств, так как достоверно не подтверждает факт получения писем. Документы не заверили в надлежащей форме: с составлением нотариусом протокола осмотра доказательства — электронной почты.

Аналогично нотариальным протоколом можно заверить и доставку сообщения с помощью мессенджера.

В качестве доказательства достоверности адреса электронной почты представьте предыдущую электронную переписку, которая свидетельствует о сложившемся деловом обычае общения. Например, суд признал, что контрагенты сформировали деловой обычай обмениваться письмами на электронные адреса. Адреса позволяли идентифицировать каждого адресата, в том числе по содержимому отправлений. Суд сделал такой вывод, поскольку стороны пересылали друг другу по электронной почте файлы с электронными документами.

ПОМНИТЕ! Если организация направила юридически значимое сообщение ненадлежащим образом, то не получит тот результат, который предполагала получить при отправке письма контрагенту.

Кроме того, ненадлежащая отправка организацией уведомлений контрагенту влечет ряд негативных последствий, вплоть до проигрыша дела в суде.

Елена ЕРМОХИНА,
юрист-эксперт.


TELEGRAM: 👉https://t.me/soliq_plus

🔰FACEBOOK: https://fb.com/Soliqplusuz



Барча ҳуқуқлар ҳимояланган. Сайтдан маълумот олинганда манба кўрсатилиши шарт.
Условия использования материалов: Все права защищены законами Республики Узбекистан о средствах массовой информации и об авторском праве и смежных правах.

1) Необходимо поставить голубой линк к слову «Soliq plus / Налоги плюс» и направить на наш телеграм канал https://t.me/soliq_plus
2) Неосведомленность об этих правилах не освобождает от ответственности, зафиксированной в соответствующих законодательных актах.